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Risparmia una mail al prossimo tuo

Come sopravvivere alla mole di mail di lavoro: tantissime cose che dovete smettere di fare (subito!)

Valentina Barzaghi

Un trillo. Una vibrazione. La morbosa ossessione di non accumulare impicci che oggi è diventata un tic nervoso. Le mail c’inseguono ovunque; qualsiasi cosa stiamo facendo. Sono presenze invadenti delle nostre vite: un virus infestante che ormai non riusciamo a ignorare, ma che ha condannato sia la nostra vita lavorativa sia il nostro tempo libero. 

Secondo Internet Live Stats ogni secondo nel mondo vengono mandate all’incirca 2.640.000 mail (pensate che i Tweet sono 7.800 circa, le foto caricate su Instagram 810 ca. e le Skype call 2.810 ca.), a simbolo di come il proprio indirizzo di posta elettronica sia ormai considerato lo strumento di comunicazione privilegiato – se non addirittura l’unico – per molti. 

Leggere e rispondere alle mail sta diventando un lavoro nel lavoro, nonché uno stress "da aspettative"non da poco

Il problema è che evidentemente ne stiamo abusando in modo inappropriato. Domandatevi: se fossero a pagamento, ne scrivereste e ne ricevereste davvero così tante ogni giorno? La risposta è certa: no. Leggere e rispondere alle mail sta diventando un lavoro nel lavoro – non tutti possono permettersi una segretaria – nonché uno stress “da aspettative” non da poco, a causa delle risposte fuori dall’orario d’ufficio. 

Secondo uno studio della Lehigh University le email post lavoro sono alla base dell’esaurimento emotivo che molti oggi percepiscono, oltre che un ostacolo per un sereno balance tra lavoro e famiglia. Nate per agevolarci la vita, se non impariamo a prenderne le distanze a momento debito, le nuove tecnologie rischiano di inghiottircela.

Si chiama “diritto alla disconessione” e se i casi tedeschi di Deutsche Telekom nel 2010 – il cui CEO Thomas Sattelberger ha ammesso di farlo anche per se stesso visto che era tra quelli che «mandavano mail a orari assurdi» – e di Volkswagen nel 2011 hanno fatto sospirare migliaia di lavoratori in tutto il mondo, oggi anche in Francia c’è una via di fuga. Entrata in vigore l’1 gennaio del 2017, la norma prevede che le aziende con più di 50 dipendenti negozino con i propri impiegati il diritto a non rispondere a mail e telefonate al di fuori degli orari di lavoro. E in Italia? Qui la situazione rimane un po’ troppo “a libera interpretazione”, visto che l’articolo 3, comma 76 del Disegno di legge 2229, prevede sì il «diritto alla disconnessione», ma nel «rispetto degli obiettivi concordati e delle relative modalità di esecuzione del lavoro». Sta dunque al dipendente provare a non confondere il “lavoro agile” con il telelavoro, la flessibilità con la completa dedizione, lo smart working come una prigionia (ogni tanto serve ricordarlo: lavoriamo per vivere e non per la gloria, anche se non è questa la sede per aprire un simile vaso di Pandora). 

Visto che in generale l’essere umano è autolesionista, per iniziare ad approcciare in modo diverso il nostro rapporto alle mail, proviamo a pensare a tutte quelle inutili che mandiamo regolarmente agli altri e che, da domani, proveremo a risparmiarci (chiedendo magari – alla macchinetta del caffè o a pranzo – anche agli altri di seguire il vostro esempio), soprattutto sul lavoro. 

1. La cc inappropriata
Avete presente quando state per inviare e poi vi fermate per aggiungere quel contatto a cui «di sicuro interessa saperlo», «di sicuro vuole rimanere aggiornato», «di sicuro avrà qualcosa da dire» (che poi… fate un favore a voi stessi: che ve ne frega di avere la quarantesima persona che, grazie a un inutile cc, avrà anche lei qualcosa da suggerirvi?). Ecco: gli state aggiungendo un problema, oltre che una mail, se non deve essere parte attiva della comunicazione che state facendo.

2. Il forward svogliato
Ok quando il destinatario è sbagliato e dovete inoltrare la mail a quello corretto. Ma perché scrivere un semplice FYI (For Your Information), inoltrando una comunicazione con botta e risposta di giorni, che bisognerebbe leggere dall’inizio alla fine per capire il perché ora la state rimbalzando? Telefonate piuttosto o, almeno, fate un riassunto di tre righe finendo con cosa volete dalla persona chiamata in causa. 

3. Usare la mail per tutto
«Cosa mangiamo a pranzo?». «Guardate che roba (+ link a un articolo o foto)». Destinatari: dieci quando va bene, tutto l’ufficio quando la giornata diventa un incubo a occhi aperti. Innanzitutto, se ci si distrae pensando al cibo o ad altro mentre si lavora, il cervello va in stand by: si sposta l’attenzione e addio concentrazione su quello che si stava facendo. Ma poi: perché che mandare una mail per una cosa che può essere decisa o discussa face to face?

 

4. Usare la mail come chat
Quando s’inizia un ping-pong infinito di domande e risposte secche «Dove hai messo il documento X?», «Primo cassetto della scrivania», «Non lo trovo, l’hai spostato?», e via dicendo, forse è il caso di farsi coraggio e a) alzare il telefono e risolvere il problema in modo molto più veloce; b) al massimo usare il luogo deputato a questi scambi, ovvero una chat come Skype. 

5.  24 ore su 24  e mi raccomando veloce
Contro i Crumiri devoti si può fare poco: il lavoro occupa le loro esistenze e anche i momenti liberi sono inutili perdite di tempo che bloccano l’operatività. Bene: per tutti quelli che invece vogliono avere una vita fuori dal lavoro è consigliato smettere di occuparsi delle mail – leggendo e rispondendo – fuori dall’orario d’ufficio, perché non staccando mai, si diventa anche meno operativi nei momenti dedicati (vale anche per le chat di WhatsApp dedicate al lavoro). Non solo: se qualcuno alle 10 di sera v’inoltra una richiesta urgente, siete autorizzati a mandargli una foto di voi sul divano che gli fate un ficcone con il medio.

6. I temi
Alcune mail sono così lunghe e articolate che potrebbero iniziare con «C’era una volta». Generalmente sono quelle in cui ci perdiamo alla riga tre o arriviamo in fondo senza sapere da lì in avanti come dovremmo procedere. Sia chiaro: mettere a tacere il proprio animo creativo di scrittori è difficile, e il piacere di utilizzare termini aulici, ricercati e letterari a volte prende il sopravvento, ma occorre fare i conti con la realtà: le mail vengono lette su un computer o su un telefonino, in mezzo a mille altre e perlopiù non servono a comunicare sentimenti forti. Scrivere una mail chiara e concisa, aiuta se stessi a fare chiarezza e gli altri a capire, evitando d’innescare un seguito infinito.

7. Il mistero
Ogni tanto capita di ricevere delle mail che manco Luca Giurato avrebbe potuto scrivere peggio: parole trasformate in obbrobri, perdita assoluta della padronanza di sintassi o peggio ancora, dell’ortografia, incapacità di trasmettere l’obiettivo di quella comunicazione. Capiamo che le mail siano gratis – argh! – ma sarebbe meglio ricordarsi un vecchio insegnamento di scuola: rileggere prima di premere invio. Avete fretta? Bene: posticipate o non mandatela, perché tanto è una mail inutile.

8. Grazie
Finale in grande stile. Sovrana di tutte le mail da risparmiare è la mail di ringraziamento. A meno che non si tratti di una mail formale, e dunque più articolata, per una collaborazione, un aiuto ricevuto o simili, risparmiate una mail al prossimo vostro per rispondere semplicemente «Grazie» a chi vi sta informando di qualcosa. «Ha chiamato il Sig. X: gli ho detto che sei fuori ufficio e di richiamare nel pomeriggio». «Grazie». Ma che bisogno c’è?

Valentina Barzaghi

Giornalista di cultura, più o meno pop.